SUKSES MARKETING BAGI EVENT ORGANIZER

Pemberian penghargaan pemenang Festival Reog Nasional tahun 2023

inspirasipendidikan.com_Sahabat
inspirasi pendidikan,tanggal 02 Juli 2023 sampai 19 Juli 2023, Kabupaten
Ponorogo mengadakan agenda tahunan yaitu Festival Reog Nasional (FRN) yang
merupakan bagian dari Grebeg Suro 2023. Bagi sahabat yang sudah pernah
melihatnya pasti akan memiliki kesan yang luar biasa, takjub, spektakuler dan
hebatnya berlangsung aman dan tertib. Pada tahun 2023 FRN ini masuk dalam KEN
(Kharisma Event Nasional) oleh Kementrian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif,
bahkan menduduki peringkat ke 2 dari 10 agenda KEN di Indonesia. Pementasan
kolosal di Alun-Alun Ponorogo ini berlangsung hampir satu minggu yang didahului
oleh Festival Reog Remaja. Khusus Festival Reog Remaja ini, semua penari yang
tampil, berikut pengrawit dll adalah dari siswa-siswi SMP/MTs sederajat..
Jathil dan Reog menjadi muatan lokal di hampir semua sekolah di Ponorogo di
semua jenjang pendidikan. Jelaslah bahwa Reog Ponorogo ini memang sudah mengakar
dalam budaya masyarakat Ponorogo.

Selain FRN tersebut, terdapat acara yang tidak kalah seru dan
bernilai sakral, yaitu Bedhol Pusaka dan Kirab Pusaka. Bedhol Pusaka ini adalah
semacam ritual membawa Pusaka Kabupaten Ponorogo dari Dalem Pringgitan menuju
Kota Lama Ponorogo tepatnya Makam Batoro Katong. Bedhol Pusaka dilakukan pada
malam hari, sedangkan Kirab Pusaka adalah membawa kembali Pusaka tersebut dari
Makam Batoro Katong menuju pendopo Kabupaten Ponorogo. Kirab Pusaka ini tidak
hanya membawa pusaka yang sudah dimandikan/ dijamas, menuju Pendopo Kabupaten,
melainkan juga menjadi ajang promosi bagi instansi, SKPD dan lembaga pendidikan
di Ponorogo. Iring-iringan delman yang dinaiki Bupati, Wakil Bupati,
Forkompimda, Kepala Dinas, Camat, ratusan mobil hias, penampilan drumband, dan lain-lain,
menjadi magnet bagi masyarakat Ponorogo dan sekitarnya untuk melihatnya. Event
ini berhasil memukau puluhan ribu masyarakat yang secara antusias
menyaksikannya.

Penyerahan penghargaan penyaji terbaik pada FRN 2023

Sekarang mari kita lihat dari perspektif manajemen marketing bagi
Event Organizer yang menyelenggarakan kegiatan tersebut. Pemkab Ponorogo tentu
tidak mungkin melaksanakan kegiatan ini sendirian, tetapi menggandeng event
organizer untuk mensukseskan acara yang berskala nasional ini. Bagaimana event
organizer ini mampu memasarkan festival Grebeg Suro ini menjadi begitu masyhur
dan puluhan ribu penonton hadir setiap malamnya, bahkan penonton dari luar
negeri pun hadir melihatnya.

Pemasaran adalah suatu usaha untuk membaca dan mengerti apa yang
menjadi kebutuhan dan motivasi seseorang untuk datang ke sebuah event. Pemasaran
event/ marketing event merupakan suatu proses menggunakan strategi bauran
pemasaran untuk mencapai tujuan organisasi dengan menciptakan suatu event yang
bernilai untuk klien. Hall (1997) lebih memperjelas lagi bahwa Pemasaran event
merupakan suatu fungsi bisnis dimana pengelola event mencoba untuk memahami apa
yang dibutuhkan stakeholder secara luas, tidak hanya klien tetapi juga
komunitas serta masyarakat terkait. Dalam konteks penyelenggaraan event Grebeg
Suro 2023 ini, nampaknya Event Organizer ini sukses dalam pemasarannya. Apa
saja kunci sukses dalam marketing sebuah event? Silahkan simak tulisan
selanjutnya di bawah ini.

Terdapat tujuh tahapan yang harus dilakukan oleh event organizer
agar sukses memasarkan event yang diselenggarakan, yaitu (1) menetapkan tujuan
dari event, (2) mengidentifikasi target pasar, (3) mendesain layanan dan
produk-produk event, (4) menentukan tarif/ harga event,(5) menetapkan strategi,
(6) mempromosikan event dan (7) mengevaluasi strategi dan taktik dalam
pemasaran yang telah dilakukan. Dengan tahap-tahap ini dilaksanakan secara
maksimal, maka event tersebut akan mencapai sasaran dan memberikan manfaat bagi
masyarakat.

Penetapan tujuan event dilaksanakan pada tahap awal. EO dan klien dapat
bersama merumuskan Tujuan umum dan tujuan khusus dari event yang akan
diselenggarakan. Misalnya, untuk Tujuan umumya adalah Meningkatkan sikap
masyarakat terhadap kesehatan dan kebugaran, Meningkatkan kebanggaan masyarakat,
Memajukan masyarakat ekonomi lokal, Meningkatkan penjualan produk, Membangun
loyalitas Tim dll.

Setelah penetapan tujuan, tahap selanjutnya adalah mengidentifikasi
target pasar. Harus diingat bahwa tidak semua produk bisa menyenangkan semua
konsumen, dan tidak semua event cocok dan dapat diterima oleh semua orang. Itulah
sebabnya diperlukan segmentasi pasar untuk menentukan siapakah target yang akan
dibidik dan diharapkan bisa partisipasi dalam kegiatan tersebut.

Manfaat yang diperoleh secara umum oleh target pasar adalah rasa
bangga, pengalaman baru, hiburan, pengalaman belajar, hasil yang menarik, kesempatan
bertemu orang lain, peluang untuk membeli sesuatu dan peluang untuk melihat
sesuatu yang unik. Sedangkan manfaatnya bagi klien adalah membuka peluang
bisnis, membangun dengan masyarakat dan meningkatkan brand awareness.

Prosesi Kirab Pusaka pada Grebeg Suro Ponorogo tahun 2023

Dalam mendesain suatu produk atau jasa, maka organisasi bisnis
harus membangun reputasi dengan standar-standar kualitas layanan dan branding
yang dikemas semenarik mungkin. Dalam konteks event, Produk merupakan kombinasi
4 element berikut: (1) Barang/Komponen berwujud (2) Layanan/ Komponen tidak
berwujud, (3) Pencitraan Merk/ Branding (Bagaimana nama & citra event dapat
diterima menjadi suatu keunggulan bagi konsumen),(4) Reputasi (Bagaimana event
diposisikan sesuai dengan kebutuhan target pasar yang dituju).

Terkait dengan tarif/ harga dari sebuah event, Harga merupakan
semua nilai yang konsumen bayar untuk dapat pengalaman menghadiri acara suatu
event, tidak hanya materi, tapi waktu luang dan usaha. Dalam menentukan harga
dari sebuah event, hal-hal berikut yang harus dipertimbangkan, yaitu: (1) Waktu
penyelenggaraan event, (2) Harga Promosi (jika permintaan event rendah, gunakan
strategi penyesuaian harga, seperti early bird), (3)Building event (mengemas
event dengan akomodasi/penawaran lainnya, seperti voucher makan, dll),
(4)Metode Pembayaran, dan diskriminasi harga (penyesuaian harga sesuai
fasilitas, seperti tempat duduk)

Untuk mempromosikan sebuah event, dapat dilakukan dengan berbagai
cara, seperti Press release, speech, news conference, ambassador, news
reporting, appreciation rewards,  VIP visites
and celebrities            dan charitable
donation. Penggunaan media sosial juga menjadi alternative murah tetapi
memiliki dampak yang luas untuk promosi. Singkatnya baik promosi secara online
maupun offline harus ditempuh agar event yang akan diselenggarakan dihadiri
banyak pengunjung dan sesuai dengan target yang telah ditetapkan sebelumnya.

Sahabat inspirasi, demikianlah sekilas tentang marketing dalam event
organizer, semoga bermanfaat untuk semuanya. (HAR, 19/7/2023)